Automatisierung und Integrationen: Systeme verbinden, ohne die Kontrolle abzugeben

Die Anfrage kommt an. Danach wird abgetippt.

In vielen Unternehmen sieht der Weg einer Anfrage so aus: Das Formular schickt eine E-Mail. Jemand liest sie, kopiert Name und Telefonnummer ins CRM, legt einen Ordner an, trägt etwas in eine Tabelle ein und schreibt eine Antwort. An jeder Stelle kann etwas liegen bleiben. Und wenn jemand krank ist, wartet der Kunde.

Automatisierung heißt hier nicht, Menschen zu ersetzen. Sie heißt, die Abtipp-Arbeit wegzunehmen und dafür zu sorgen, dass nichts still verschwindet. Wir verbinden die Systeme, die Sie schon haben, und bauen kleine Werkzeuge, wo kein fertiges passt.

Was wir verbinden und bauen

Formulare ins CRM. Anfragen landen mit allen Feldern im CRM, etwa HubSpot, getrennt nach Formular, Sprache und Quelle. Vorher gleichen wir ab, welche Felder wie heißen. Uneinheitliche Feldnamen sind der häufigste Grund, warum im CRM später die Telefonnummer fehlt. Die E-Mail an Ihr Team bleibt als zweiter Weg bestehen, das CRM kommt dazu. Wie die Anfrage zusätzlich als Conversion gezählt wird, steht unter Conversion-Tracking und Consent.

Branchen-Software per API. Ob Immobilienverwaltung, Praxissoftware oder Warenwirtschaft: Viele Systeme haben eine Schnittstelle. Wir bauen eine Schicht darüber, die Daten liest, aufbereitet und weitergibt, statt die Software zu ersetzen. Das geht in Wochen statt in Jahren, und Ihr Team arbeitet im gewohnten System weiter.

Interne Werkzeuge. Ein Register, in dem eine Abteilung ihre Vorgänge mit Fristen und Zuständigkeit sieht. Ein Rechner, der eine Kalkulation nachvollziehbar macht, statt sie in einer Tabelle mit versteckten Formeln zu lassen. Klein, auf einen Zweck zugeschnitten, mit Ihren Begriffen.

KI-Assistenten mit Freigabe. Ein Assistent kann eingehende Anfragen zusammenfassen, Unterlagen auf Vollständigkeit prüfen, Antwortentwürfe schreiben oder eine Rangfolge vorschlagen. Er schickt nichts selbst an Kunden. Ein Mensch sieht den Vorschlag, ändert ihn bei Bedarf und gibt ihn frei. So arbeiten wir auch selbst: Methodik. Entscheidungen, die einen Menschen betreffen, etwa eine Absage, bleiben bei Ihrem Team.

Benachrichtigungen statt Stille. Bleibt eine Anfrage länger als vereinbart unbearbeitet, bekommt jemand eine Nachricht. Fällt eine Verbindung aus, auch. Ob Anfragen überhaupt ankommen, prüfen wir auch auf der Website selbst: Landingpages.

Was häufig schiefgeht

Typisch ist, dass eine Schnittstelle auf dem Papier existiert, aber nicht alles liefert, was gebraucht wird, oder nur zu Bedingungen, die erst im Gespräch mit dem Hersteller klar werden. Das klären wir vor dem Plan, nicht danach.

Häufig stecken Rechenwege nicht in den Daten, sondern nur im alten Programm oder in einer Tabelle. Bevor ein neues Werkzeug eine alte Rechnung ersetzt, gleichen wir seine Ergebnisse mit der bisherigen ab, Fall für Fall.

Und oft hängt ein ganzer Ablauf an einer Person, die weiß, was wohin kopiert wird. Diesen Ablauf schreiben wir zuerst auf, bevor wir ihn automatisieren. Fällt diese Person aus, fehlt sonst mit ihr auch das Wissen, wie die Arbeit geht.

Wie die Arbeit abläuft

1. Diagnose

Wir sehen uns an, wie eine Anfrage oder ein Vorgang heute läuft, Schritt für Schritt: wer tippt was wo ein, wo liegt etwas, wo geht etwas verloren. Dazu reicht meist ein Gespräch und ein Blick auf Ihre Formulare und Systeme.

2. Plan

Schriftlich: welche Systeme verbunden werden, welche Schnittstellen es gibt und was sie kosten, welche Daten wohin fließen, wer was freigibt. Mit Aufwandsschätzung. Erst danach entscheiden Sie.

3. Umsetzung mit Protokoll

Gebaut wird zuerst gegen Testdaten oder im Trockenlauf, also ohne echte Aufrufe nach außen. Testnachrichten gehen nur an unsere eigenen Adressen, nie an Ihre Kunden. Vor jedem Eingriff in bestehende Systeme sichern wir den Zustand. Jede Änderung steht im Protokoll: was, warum, wie zurück.

4. Freigabe vor der Umschaltung

Der neue Ablauf geht erst live, wenn Sie ihn gesehen und freigegeben haben. Danach läuft er eine Zeit parallel zum alten Weg, bis klar ist, dass nichts verloren geht.

Die Preise stehen offen auf der Startseite: Preise ansehen.

Was wir nicht versprechen

Wir versprechen keine bestimmte Zeitersparnis in Stunden oder Prozent. Das hängt davon ab, wie Ihr Ablauf heute aussieht, und lässt sich erst nach der Diagnose ehrlich schätzen.

Wir versprechen keine KI, die ohne Aufsicht arbeitet. Unsere Assistenten machen Vorschläge, ein Mensch entscheidet. Das gilt für Ihre Abläufe genauso wie für unsere eigene Arbeit: Software-Agenten sammeln und prüfen, ein Mensch liest, entscheidet und unterschreibt.

Und wir umgehen keine Nutzungsbedingungen von Software-Anbietern, um eine Schnittstelle zu sparen.

Für Ihre Branche

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Wo bleibt bei Ihnen Arbeit liegen?

Beschreiben Sie uns einen Ablauf, der Ihr Team Zeit kostet. Wir sehen nach, was sich verbinden lässt und was es dafür braucht. Der vollständige Befund ist kostenfrei, ebenso das Erstgespräch danach (Bedingungen).

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